Teletrabajo productivo: tips para conseguirlo

¿Crees que es posible el teletrabajo productivo? El teletrabajo ha llegado para quedarse (por lo menos durante un tiempo) y debemos adaptarnos cuanto antes a esta forma de trabajo para que tanto nuestra productividad como la de la empresa se mantenga e incluso aumente, haciendo viable el teletrabajo y permitiendo la subsistencia de las empresas y de nuestros puestos de trabajo a la llamada “nueva normalidad”.

Desde GBS Recursos Humanos estamos comprometidos con el teletrabajo, entendemos que es una forma de trabajo fundamental para afrontar los retos de hoy y del mañana, por lo que queremos ayudaros a adaptaros cuanto antes a esta nueva forma de trabajar que hasta hace nada pocas empresas implementaban.

Consejos para un teletrabajo productivo

Prepara tu lugar de trabajo: la mayoría de personas necesita un lugar de trabajo establecido, organizado y bien estructurado para conseguir el teletrabajo productivo. Hay varias cosas que deberías de tener en cuenta para crear un espacio de trabajo productivo.

Elige un espacio donde tengas luz natural a poder ser, cuanto más mejor, aumenta la lucidez mental y el buen humor.

El ruido es otro de los factores a tener en cuenta, aquí cada uno que elija lo que prefiera, música de fondo, ruido ambiental, silencio absoluto, lo que mejor te funcione.

Elige la temperatura adecuada para trabajar, la ideal será aquella que no te distraiga. Ahora centrémonos en tu puesto, mesa, ordenador, material de oficina, móvil y una silla de trabajo ergonómica, piensa que estarás sentado muchas horas, tu espalda te lo agradecerá.

Estructura tu día: aquí en un principio nada cambia respecto a cuando trabajabas en una oficina. Desde GBS Recursos Humanos recomendamos planificar el año entero, ver cuales son los objetivos y a partir de ellos, ir planificando acciones diarias o mensuales que te acerquen paso a paso a la consecución de esos objetivos anuales.

También semana a semana debes revisar que tienes que hacer obligatoriamente, que llevas con retraso, que es lo más importante y donde encontrarás los mayores problemas, para de este modo poder realizar ajustes a lo planificado previamente.

“Respecto a tu lugar de trabajo, puedes poner fotos con frases motivadoras que te suban el ánimo”

Respeta el tiempo de trabajo:

Nada de llamadas personales, emails ni mensajes, salvo que halla alguna urgencia o estés en un break. Respecto al uso del email para el trabajo, lo ideal es no estar pendiente de los emails durante toda la jornada, ésto te permitirá disfrutar del teletrabajo productivo.

Una sencilla regla consiste en tener el email apagado la primera hora de trabajo, encenderlo después durante una hora y volverlo a apagar otra hora, así sistemáticamente hasta haber completado ocho horas de trabajo. Busca el sistema que mejor se adapte a tu tipo de trabajo.

Evita distracciones tales como la TV, un libro que estés leyendo, o cualquier otra cosa que te distraiga. Respeta los horarios de comida y no piques entre horas, al estar en casa corremos el riesgo de hacer demasiadas visitas a la nevera.

Mantén el contacto con tus partners:

Antes os hemos comentado que no es aconsejable estar con el email abierto todo el tiempo, pues con los canales de contacto con los partners pasa un poco lo mismo. Lo mejor es determinar unas pautas entre todos, como por ejemplo estar disponibles para hablar a determinadas horas del día. Es recomendable no solo comunicarse por email, una llamada telefónica o verse “cara a cara” aunque sea por videollamada es muy aconsejable, ayuda a mantener un contacto más estrecho con nuestros partners.

También es interesante enviar un email diario informando como vamos con las tareas planificadas, es mejor que salga de nosotros el hecho de informar a que nos tengan que preguntar al respecto. Por último, se puede avisar a nuestros colaboradores de que un determinado día tenemos alguna tarea urgente/importante por acabar y no estaremos disponibles, pero se recomienda no abusar de ésto, un día o dos al mes máximo.

“Recuerda, un email diario informando de tus avances cuesta poco y aporta mucho al grupo, excepto que tengas acordado solo un reporte semanal o mensual, esto ayudará a hacer tu teletrabajo productivo ”

Establece una rutina: igual que en la oficina tienes un horario, en tu casa debes marcarte uno. Es recomendable empezar a trabajar una o dos horas antes de la hora en que solías empezar a trabajar en tu oficina, recuerda que te ahorras el tiempo de desplazamiento al trabajo entre otras acciones, por lo que ganamos un tiempo valioso que podemos invertir en empezar a trabajar más temprano, repercutiendo directamente en nuestra hora de finalización siempre y cuando respetemos el tiempo de trabajo como hemos explicado anteriormente, todo ello nos permitirá aprovechar más el día y tener más tiempo para invertirlo en nosotros mismos y nuestra familia. Recuerda que el teletrabajo bien implementado es una gran herramienta para conciliar vida laboral y familiar.

Tecnología a usar para establecer las conexiones: tenemos que sacar provecho del ordenador y el móvil, hay muchísimas aplicaciones de productividad disponibles para ambos dispositivos que nos permitirán estar conectados con nuestros partners. Desde GBS Recursos Humanos os proponemos usar Skype para las videollamadas y Dropbox o Google Drive para compartir documentos en red.

Utiliza WhatsApp para enviar mensajes rápidos y cortos y cuando la conversación deba ser más extensa utiliza el email, la llamada o la videollamada. Lo importante es mantener la cohesión del grupo a pesar de la distancia.

Escollos de teletrabajar

El teletrabajo como cualquier forma de trabajo no es perfecta y puede originar una serie de problemas que hay que tener en cuenta.

Sentirse aislado: como seres humanos que somos necesitamos relacionarnos, es parte de nuestro ser. Hay diferentes tácticas que podemos usar para no sentirnos aislados. Por ejemplo podríamos fomentar quedadas con nuestro equipo de trabajo una vez a la semana, al mes o incluso al año, todo depende de la distancia, de lo que se trata es de fomentar el sentimiento de pertenencia y del propósito sobre el que trabajamos.

Otro de las acciones que podemos hacer es aprovechar los descansos durante nuestra jornada laboral para llamar a una amiga, nuestros padres o incluso hablar con algún vecino. También recomendamos usar un 5% de tu día laboral para entablar conversaciones distendidas con clientes o compañeros, todo lo que socialices te permitirá desconectar y a su vez fomentará mejores relaciones.

Hacer y recibir críticas: partiendo de la base de que toda crítica debe ser constructiva, tenemos que ser concretos cuando la hacemos y usar ejemplos que refrenden la crítica. El momento y la forma de hacer la crítica también es importante, respecto al momento, cuanto antes mejor, y en lo referente a la forma, no utilices la mensajería instantánea, mejor un email bien redactado, una llamada o videollamada. Y recuerda, el fin es hacerles conscientes del problema, no criticarlos por su desempeño.

Éstos son solo algunos tips de desempeño que consideramos os pueden ayudar a aumentar vuestro rendimiento teletrabajando. Desde GBS Recursos Humanos esperamos que este artículo haya sido de utilidad y os ayude a que vuestra productividad teletrabajando crezca exponencialmente. Esperamos vuestros comentarios y dudas, estaremos encantados de leerlos. ¡Muchas gracias!