Consejos sobre productividad

Como consultor de RRHH os quiero hablar de un caso de éxito, de una persona que es extremadamente productiva, él lo reconoce desde su humildad y profesionalidad, y lo mejor es que en todo lo que hace se perciben estos adjetivos calificativos de los que estamos hablando, pocas personas más capaces para darnos diez consejos sobre productividad.

Os quiero presentar para los que no lo conozcáis, a Juan Francisco Calero, más conocido como JF Calero, periodista especializado del motor, colaborador de las revistas más relevantes del sector, youtuber con dos canales de éxito, el primero con casi medio millón de suscriptores (Carwow en español con JF Calero) y el segundo más personal, donde trata todo tipo de temas que él considera relevantes (JF Calero / El cascarón de NUEZ).

Este post está basado en uno de sus videos de este segundo canal, en el que como persona super productiva que es, nos da diez consejos sobre productividad que él considera más interesantes para conseguir un nivel de productividad excelso, y lo mejor de todo, está adaptado a la realidad que muchos vivimos hoy en día, donde el teletrabajo se ha convertido en nuestro día a día. Pero muchos de sus consejos sirven también para los que trabajáis en oficina, así que no os los perdáis.

En este video Calero habla de que para él organizarse es algo similar a como una orquesta interpreta una partitura, y que tiene una obsesión que le hace ser tan productivo, aprovechar el tiempo al máximo.

Aquí van sus consejos sobre productividad (aviso a los lectores: lo que vais a leer no es una transcripción literal de sus palabras, para más información, os dejaré el enlace del video al final del post).

Primer consejo. Planifica el trabajo.

Habla de ser realista con la agenda, de no cargarse de más tareas de las que realmente se pueden asumir, ya que esto genera frustración al no poder realizarlas todas.

Personalmente dice que a él le va mucho mejor trabajar con una agenda en papel. Dice que lo apunta absolutamente todo, consiguiendo de esta manera mantener su cabeza liberada y teniendo la tranquilidad de que si le surge alguna duda, podrá consultar rápidamente su agenda y resolverla.

Por supuesto nos recomienda realizar una planificación diaria, semanal, mensual y más allá, dependiendo de nuestro tipo de trabajo. Y una última cosa, escribir las tareas en papel le permite hacer una mejor visualización, quizá a vosotros también.

Segundo consejo. Lo fácil primero, lo difícil después.

Nos cuenta que este es un punto controvertido, que muchas personas opinan lo contrario, pero para él, si empiezas por la difícil, quizá pierdas todo el día con una sola taréa.

En este punto os quiero remitir a la Ley de Parkinson, usada en el campo del desarrollo personal y que dice lo siguiente: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.

Calero recomienda empezar por las tareas fáciles, acabar con todas cuanto antes, de esta manera habrás liberado tu mente de muchas pequeñas tareas, y así tendrás la cabeza despejada para realizar la única tarea que te queda, la difícil.

Tercer consejo. Agrupar tareas.

Todos en nuestros trabajos tenemos diferentes tareas que son potencialmente agrupables, entre ellas llamadas, emails, informes, entrevistas, reuniones,…, el consejo es: agrupa en la medida de lo posible estas diferentes tareas por bloques, de esta manera tu mente no tiene que cambiar tantas veces el chip, lo que te permitirá ser más eficiente en su realización.

Hace mención especial del email, el cual recomienda consultarlo solo una, dos o tres veces al día, siempre y cuando nuestro trabajo nos permita organizarnos así.

Cuarto consejo. Desarrolla una estrategia para eliminar tus interrupciones. Educa a tus clientes.

Buscamos eliminar interrupciones cuando estamos realizando nuestras tareas por bloques. Por ejemplo, si tienes un cliente cansino, el típico que al minuto de haberle enviado un email te está llamando, programa el envío de ese email al momento en donde a ti te interese que te llame, en el horario que tienes definido para realizar llamadas.

Quinto consejo. Trabajar cuando no hay “ruido”.

Muchos conoceréis el libro “El club de las 5 de la mañana” del autor Robin S. Sharma, un imprescindible dentro del mundo de la productividad, donde nos hablan que las personas más exitosas del planeta (Tim Cook, Mark Zuckerberg,…) empiezan sus días a las 5 de la mañana.

Calero no llega a recomendarnos ese extremo, pero sí que nos recomienda empezar la jornada a las 7 a.m., de esta manera dice que tendremos un periodo de tiempo sin interrupciones para poder estar centrados en nuestras tareas hasta las 10 a.m., momento del día donde una gran mayoría de empresas empiezan a trabajar, por lo menos en su sector.

Consejos sobre productividad: “El fracaso es, a veces, más fructífero que el éxito.” Henry Ford.

Sexto consejo. Gana tiempo al tiempo. Usa los “universos paralelos” en las tareas.

Este punto es el más referenciado al teletrabajo, nos habla de simultanear tareas. Por ejemplo, él suele dedicar el tiempo de las llamadas a realizar las tareas del hogar, como puede ser barrer, hacer las camas o preparar la comida. Si en algún momento tiene que apuntar algo, para, lo apunta y continua.

Dice que para él el horno es un imprescindible, ya que mientras el horno trabaja para él, el puede dedicar ese tiempo de cocinado a realizar otras tareas. Cocina más sano y aprovecha el tiempo.

Si eres comercial o viajas mucho en el coche por tu trabajo, es otro momento en donde él dedica el tiempo a realizar llamadas. Como véis, le saca todo el rendimiento posible al tiempo disponible.

Séptimo consejo. Identifica tus momentos más productivos del día y sácales todo el jugo que seas capaz.

Dicho de otro modo, averigua cual es el periodo del día donde tu rendimiento es mayor y, aprovecha para realizar las tareas más complejas o el mayor número de tareas.

En mi caso, como consultor de selección, aplicando también el consejo de trabajar por bloques, reparto mi tiempo de la siguiente manera:

8 a.m. – 10 a.m. – Cribado de currículums.

10 a.m. – 12 a.m. – Entrevistas telefónicas.

12 a.m. – 14 a.m. – Llamadas a clientes. En mi periodo de mayor rendimiento del día.

4 p. m. – 8 p.m. – Video-entrevistas y realización de informes.

Octavo consejo.¡Deja de informarte!

Piénsalo, ¿cuánto tiempo al día dedicas en leer noticias no relacionadas con tu trabajo? Dependerá de cada persona, pero entre leer noticias y redes sociales, seguro que entre una o dos horas del día se pierden por ahí, y que no sean más.

Y otra cosa, ¿te aporta algo positivo leer esas noticias? Seguramente no, y posiblemente te influyan negativamente en tu estado de ánimo, ya que hoy en día la prensa suele bombardearnos con noticias negativas porque son las que más atraen a los lectores.

Calero dice que de las noticias importantes te acabarás enterando por tu entorno. El resto, no te vale la pena.

Noveno consejo. Delega y se inteligente en la forma de delegar. Si delegas tu vida…mal.

Las tareas que no te sean importantes, siempre que puedas, delégalas. Y si hay tareas que no son importantes y encima aportan nada, si puedes, ni las hagas.

Décimo consejo. Mejor actuar y meter la pata, que no actuar y ver que pasa.

Hace referencia a la parálisis por el análisis. Aquí las personas perfeccionistas sabrán de lo que hablo, por eso el perfeccionismo en exceso es una cualidad no del todo bien vista.

Como dice Calero, es mejor equivocarse que no hacer nada, y además, te sentirás mejor.

Hasta aquí los consejos sobre productividad por JF Calero. Deseamos que os hayan gustado. ¿Cuáles recomendarías vosotros? Os leo en los comentarios.

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