Onboarding

¿Quién no ha empezado un trabajo y se ha sentido totalmente perdido al principio? Ésto es algo que a muchos nos ha pasado (espero que no a todos) y desde GBS Recursos Humanos queremos ayudaros para que ésto nunca vuelva a sucederle a una persona en su primer día de trabajo, por eso queremos hablaros de lo que es el Onboarding, o dicho en español, plan de acogida para un nuevo empleado.

Hagámonos la siguiente pregunta, ¿qué es lo que quieren las empresas cuando contratan a un candidato? Entiendo que principalmente querrán que se adapte lo antes posible, entendiendo como adaptación a que rinda casi desde el primer momento (por no decir desde cero), que tenga claro qué es lo que la empresa demanda de él (objetivos), que es lo que tiene que hacer (sus funciones) y quienes son sus partners (compañeros, jefes, clientes, proveedores).

Y ¿qué es lo que quiere una persona cuando empieza en una empresa? Normalmente querrá saber cuál es su lugar de trabajo (despacho, mesa, ordenador, tlfn,…), qué es lo que la empresa espera de él (objetivos), cuales son sus funciones (tareas a desempeñar), quienes son sus partners, y algo fundamental, cómo funciona la impresora y la cafetera. Además de todo lo anterior, generalmente no quiere que se le bombardee de información nada más llegar, por mucho que esté deseando ponerse a trabajar y tenga toda la ilusión del mundo.

Definición de onboarding

Teniendo claro que es lo que quieren tanto empresas como los nuevos trabajadores, podemos hacernos una idea de en qué consiste el onboarding.

Principalmente es un proceso planificado en el que se definen todos los pasos necesarios para que la adaptación de una persona a una empresa sea positiva desde un primer momento hasta que se considera totalmente finalizada la adaptación, pudiendo requerir 30-60-90 días o incluso más, dependiendo del nivel jerárquico del puesto.

Definamos los objetivos a conseguir

Deberemos tener unos objetivos claros de lo que queremos conseguir con el onboarding. Para definir estos objetivos, emplearemos la metodología SMART:

  • S (Specific). Debemos fijar unos objetivos específicos de lo que queremos lograr con el onboarding. Que programas o metodologías internas ha de conocer, clientes o proveedores que se le tienen que presentar, compañeros de trabajo con los que debe de relacionarse,…según sea la empresa, nos fijaremos unos objetivos u otros.
  • M (Measurable). Estos objetivos tienen que ser medibles.
  • A (Achievable). Los objetivos deben ser alcanzables, pero a la vez retadores. El objetivo es que sea una adaptación efectiva, se alcance un nivel deseado de productividad, pero a la vez no sea traumática para el nuevo empleado.
  • R (Realistic). Las metas u objetivos deben perseguir medir resultados, y éstos deben ser realistas.
  • T (Time). Tendremos un horizonte temporal marcado de qué duración debe tener el onboarding hasta la consecución de los objetivos que se persiguen en el proceso.

Ahora, centrémonos en el contenido de la formación y en cómo se ejecutará

Una vez definidos qué objetivos pretendemos alcanzar con el proceso de onboarding, debemos definir el contenido de la “formación inicial” que le vamos a dar al nuevo empleado. Tendremos en cuenta lo siguiente:

1.- El contenido. Qué necesita saber el nuevo empleado para alcanzar los objetivos que nos hemos propuesto.

2.- Preparar el material de formación. Hoy en día tenemos muchas opciones, PDF’s, Powerpoints, e-learnings, y la última moda, gamificación. Elegiremos lo que mejor se adapte a nuestros objetivos, siempre intentando que sea un formato agradable y motivador.

3.- Los colaboradores necesarios. Definiremos quien o quienes serán los que ayuden a mentorizar al nuevo empleado. Valoremos el tiempo que deben emplear para si es necesario, redefinir sus funciones de manera que no se vean colapsados de trabajo.

Por decirlo de otro modo, seguramente pongamos a los mejores a formar a los nuevos empleados, evitemos que sea vista esta tarea como un “castigo” y transformémoslo más bien en un premio por el trabajo realizado. A estos colaboradores los llamaremos mentores.

Los mentores deberán de tener claro que no están formando a los nuevos empleados para que les sustituyan, salvo que una vez finalizado el proceso de onboarding se les vaya a reubicar o ascender. Lo mejor, que todo esté claro desde un principio para que nadie tenga dudas del proceso.

4.- Sistemas de medición. Diseñaremos todo el proceso de manera que se puedan medir los avances, así podremos saber si todo va correctamente o están habiendo desviaciones indeseadas.

Importante no olvidar lo siguiente durante todo el proceso

Hay que tener presente durante todas las etapas que el onboarding es un proceso enfocado a la ganancia mutua, que se basa en la estrategia Win-Win (ganar-ganar), la cual se basa en cuatro claves:

  • Generar confianza mutua desde el primer momento.
  • Ser transparente durante todo el proceso. Que ambas partes sepan siempre lo que espera el uno del otro.
  • Ser fiel al acuerdo respecto a lo pactado que se quiere abordar con el onboarding.
  • Ser justos y equilibrados en la cantidad de información que se le va a trasladar al nuevo empleado.

Fases del onboarding

Llegados a este punto ya estamos preparados para desarrollar el proceso de onboarding. Éste consta de cuatro fases, las cuales son:

  1. Antes de la incorporación del candidato. Se le trasladará la información y materiales necesarios para que el nuevo empleado sepa todo lo que tenga que saber antes de incorporarse a la empresa.Hay empresas que junto a la información envían también un pack de bienvenida, que variará dependiendo de la empresa y las funciones del puesto. Estos packs pueden constar de un portátil, una tablet, un teléfono móvil, una libreta y un bolígrafo o incluso la tarjeta de empleado. De lo que se trata es que el nuevo empleado sienta que la empresa cuida los detalles.
  2. El primer día de trabajo. Planificaremos todo al detalle, quién le recibirá, cuál es su lugar de trabajo, la agenda de reuniones, primeras tareas que hacer, conceptos internos y/o programas que debe conocer, etc. Que no suceda que llegue al trabajo y no tenga un ordenador, no sería la primera vez que pasa.
  3. Seguimiento. Habremos diseñado un itinerario de formación, y éste a su vez lo compaginaremos con reuniones diarias con el mentor y/o su superior directo. Las reuniones no deben alargarse en exceso, con diez minutos puede ser suficiente. Lo que se persigue con ellas es hacer un seguimiento del onboarding y de ir solventando las dudas del nuevo empleado poco a poco.
  4. Evaluación del proceso. Cada treinta días (en un proceso de noventa) deberíamos realizar una evaluación de cómo se está desarrollando el proceso. Permitirá detectar desviaciones y podremos corregirlas a tiempo. Una vez finalizado el onboarding volveremos a hacer una evaluación para detectar errores y pulir el proceso para las futuras contrataciones.

Ya hemos abarcado todo el proceso de onboarding, y desde GBS Recursos Humanos esperamos que os haya resultado interesante. Si necesitáis ayuda a la hora de implementar esta útil herramienta, podéis contar con nosotros. Os esperamos en los comentarios. ¡Muchas gracias!

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