Videoconferencia online: Analizamos las mejores herramientas para encuentros virtuales

Las ventajas de la videoconferencia online son claves para el teletrabajo: nos permiten establecer una conexión directa, tener una comunicación efectiva, mostrar recursos y documentos fácilmente e incluso ahorro de costes.

Pero ¿cuál es mejor elegir? Dependerá de tus necesidades concretas y del número de integrantes que pueden llegar a participar en cada encuentro virtual, pero hay otros factores a tener en cuenta también.

En GBS Recursos Humanos hemos puesto a prueba diferentes herramientas de reuniones online. Descubre nuestro análisis a continuación.

Mejores programas para videoconferencia en 2020

La situación actual de alarma por la que estamos pasando no está exenta de retos en lo tocante al panorama laboral. Muchas empresas se han visto en la situación de tener que aplicar el home office como única medida para continuar con su actividad y es posible que esto de teletrabajar les haya pillado algo desprevenidos.

Si es tu caso y necesitas ponerte al día con las competencias digitales, aquí encontrarás información clara y de utilidad sobre 6 herramientas que podrás utilizar para videoconferencia.

Zoom

Zoom Meeting es una de las opciones empresariales mejor acogidas por el público en la actualidad. Funciona de manera bastante  intuitiva, por lo que resultará amigable para todos los que desees incluir. Además, cuenta con un equipo de soporte técnico que resolverá tus dudas cuanto antes. Puedes crear reuniones con video apagado o encendido y otras donde compartas únicamente tu pantalla.
Te da la opción de una prueba gratuita al iniciar tu registro, tras lo cual tendrás disponible la opción para programar la videoconferencia: agrega el tema de la reunión y obtendrás una URL para compartir.

✅ Pros de Zoom Meeting

• • Ideal para seminarios y empresas grandes eventos: tiene la posibilidad de incluir hasta 1000 participantes por sesión en los planes más completos.
  • Permite crear “salas de reunión” personalizadas.
  • Cuentas con vídeos formativos y soporte técnico.

❌ Contras de Zoom Meeting

• • Aunque tiene un uso bastante intuitivo, quizá alguno de los participantes necesite una inducción completa en el sistema.
  • Es de pago, aunque también se puede crear una cuenta gratuita albergar sesiones con hasta 100 participantes con un límite 40 minutos (en las reuniones 1 a 1 no tiene límite de tiempo).
  • La calidad del audio y del video varían mucho en función de la conexión de cada participante.

Jitsi meet para videoconferencia

Jitsi es un programa que puedes utilizar completamente gratis, ya que es open source. También se crean “salas de reunión” y solo hay que compartir el link para el resto de participantes. Promete una experiencia premium, incluso cuando no cuentes con registros para comenzar (y, si eres un programador, puedes ayudar a mejorarlo cuando quieras).

✅ Pros de Jitsi

• • Te da la opción de compartir tu calendario.
  • Se integra con Google calendar y office 365 fácilmente mediante extensión.
  • Cuenta con la vista de pantalla simultánea para que despliegues tus presentaciones.
  • Dispone de un chat lateral.
  • Gratuita y abierta.

❌ Contras de Jitsi

• • Interfaz poco atractiva y amigable.
  • El chat suele dar fallos si se utiliza a través de aplicación y no en navegador.

Google Hangouts

Es uno de los grandes conocidos. Dado que muchas personas tienen una cuenta en Gmail, usar Google Hangouts es muy fácil par videoconferencia. Puedes utilizarlo en diferentes navegadores o mediante su APP  para iOS o Android.

✅ Pros de Hangouts

• • En general, es una herramienta potente que brinda una buena calidad en las videollamadas.
  • Permite compartir pantalla.
  • Está acoplado perfectamente con YouTube, por lo que podrás compartir las sesiones con aquellos que no estuvieron presentes.

❌ Contras de Hangouts

• • Permite realizar videollamadas con un máximo de 10 participantes en su versión gratuita.
  • Es forzoso que todos los participantes tengan una cuenta de o asociada a Google y accedan por medio de ella.

Whereby

Gratuito hasta 4 conexiones. No necesita invitación, basta con un link que se comparte y se entra directamente en la “sala de reunión” que se ha debido crear previamente.

En la versión gratuita dispones de un usuario y un meeting room, es decir, una sala propia permanente que estará disponible siempre que queramos.

✅ Pros de Whereby

• • Muy intuitivo y simple.
  • No requiere instalación de ningún tipo.
  • Amigable con diferentes navegadores.

❌Contras de Whereby

• • No apta para equipos grandes. Sólo pueden entrar 4 personas a la sala.
  • El acceso a dicha sala sólo está disponible para un usuario.
  • Las integraciones con otras aplicaciones solo son posibles en las opciones de pago.

Skype

Un clásico que aún sigue vigente entre nosotros. Es, junto con hagouts, el más popular para reuniones improvisadas (o no tanto) de pocos participantes. Se puede utilizar desde el navegador o instalando en el móvil la app desde google play . Ahora también con acceso web.

✅ Pros de Skype:

• • Multiplataforma.
  • Descarga gratuita y software multilingüe y con un buen cifrado: es seguro.
  • Permite buscar usuarios y llamar directamente a teléfonos.
  • Permite programar llamadas, pero sólo con contactos que ya tengas agregados previamente.

❌ Contras de Skype:

• • Todos los servicios “extra” de skype requieren pago.
  • Suelen haber problemas relacionados a la calidad del micrófono y también a la resolución de la webcam para efectuar una videollamada de calidad.
  • Al igual que en Hangouts free, tiene un máximo de participantes en la misma llamada y es menos estable cuantas más personas se sumen a la misma.

Otras alternativas

Ahora en Whatsapp e Instagram se pueden incorporar a las llamadas hasta 3 y 6 personas respectivamente.

✅ Pros

• • Rápido, intuitivo y eficaz. Prácticamente todo el mundo tiene disponible alguna de estas app en su teléfono móvil.

❌ Contras

• • No son una alternativa muy profesional. Sobre todo de cara a reuniones con potenciales clientes. Mejor utilizarlas sólo con el equipo interno o casos en los que no haya otra alternativa posible.

¿Con cuál te quedas? Nosotros recomendamos Whereby por su sencillez para equipos pequeños y Zoom para los más grandes o para organizar seminarios breves. Para el día a día consideramos que Skype y Hangouts siguen siendo las alternativas más prácticas y solventes.