Planificar una feria comercial lleva mucho tiempo de trabajo y más aún si se trata de ferias internacionales. Analizar la información de años previos y conocer las tendencias que se mueven en ese mercado son factores a tener en cuenta si queremos tener éxito.

Errores más comunes a la hora de acudir a una feria comercial

La asistencia a ferias es una de las acciones de carácter comercial más habituales entre las empresas exportadoras y en ocasiones donde más errores se cometen. Los principales errores son, en primer lugar, una inadecuada planificación y, en segundo, la elección de ferias que no son las  adecuadas. Estos dos errores se resumen en uno que es la falta de conocimiento sobre la feria y el mercado en el que se desarrolla.

Inadecuada planificación:

La  falta de planificación, es quizá uno de los errores más comunes sobre todo cuando la empresa se encuentra en una etapa incipiente del proceso de exportación. De ahí que las personas encargadas de la preparación deben entender que los compradores van cada vez menos días a las ferias ya que las empresas intentan reducir sus gastos. Además hay que saber que dichos compradores acuden en muchas ocasiones con una agenda confeccionada y muy apretada, por lo que si queremos atraer a nuevo público deberemos ofrecer algo muy atractivo y con valor añadido. De ahí que si no hemos preparado bien con antelación la agenda de reuniones, el stand y qué tipo de público va a acudir a la feria nos daremos un buen traspié.

Planificar la feria bien necesita de varios meses, incluso de un año en ocasiones. Para poder tener una visión más amplia es recomendable acudir como visitante previamente para  evaluar la idoneidad de una futura participación. Una vez decidida la participación es necesario comenzar el trabajo con meses de antelación para que cuando llegue el momento de la feria, poder tener una agenda de reuniones suficiente que justifique la inversión.

Desconocimiento del mercado:

Antes de nada hay que saber que en las ferias nos enfrentamos a dos retos: Los competidores y a los potenciales clientes. Para enfrentarnos a lo primero deberemos investigar en el catálogo de expositores de la edición del año anterior o en la página web con el fin de rescatar el máximo de información.

¿Y qué pasa con  los compradores? Aquí  viene la parte difícil y en la que más vueltas hay que darle a la cabeza. Primero tendremos que conocer el alcance de la feria, si es nacional, internacional o local. En el caso de que sea local o nacional podemos buscar a la competencia a través de asociaciones, directorios…Pero cuando el alcance es internacional el problema se multiplica, ya que deberemos repetir el proceso país por país. Y en el hipotético caso de que el alcance de la feria sea de muchos países deberemos priorizar sobre nuestro público potencial. Ya sea porque nos queremos centrar en un mercado específico o en el caso de que queramos exportar a ese país en concreto.

Conocido el público potencial llega la hora de plantear un plan de acción para promocionarnos y que un gran número de empresas estén interesados en reunirse con nosotros, sabiendo también que muchas reuniones al final no se llevarán a cabo porque los compradores no aparecen. Sea fructífero o no a posteriori este proceso nos ayudará a ampliar la base de datos de potenciales clientes, lo que aumenta nuestras posibilidades de concertar reuniones y por tanto de tener éxito. A su vez es aconsejable comenzar a hablar con las empresas e ir madurando las negociaciones con el fin de que en la feria el contacto ya esté en nuestra mano.

Sin duda la planificación de las ferias es un tema constantemente tratado, pero los errores y la pérdida de tiempo y de dinero son continuos por parte de muchas empresas, de ahí que hace tiempo ya comentáramos en el blog unos puntos clave que hay que plantearse para comenzar a tener éxito en una feria:

Seleccionar la feria comercial tras estudiar el mercado: Si la empresa está inmersa en un proceso de internacionalización, es probable que su interés se centre en captar clientes en nuevos mercados internacionales. Es importante también conocer los objetivos, competencia que acude, si queremos ganar marca, generar contactos o venta directa.

¿Qué voy a hacer?: Conocer cómo se va a presentar en la feria. Si en un stand conjunto o propio, cómo me voy a inscribir, material necesario, personal requerido…

Genera contactos de calidad: Lo más importante aquí es generar unos contactos de calidad tanto para vender a corto plazo como a largo plazo. Conseguir contactos de calidad en otros países es importantísimo a la hora de internacionalizar una empresa.

Petición de reuniones y entrevistas: La feria puede ser un buen momento para reunirse con clientes, distribuidores, incluso recuperar clientes perdidos. Para ello, prepararemos una carta/e-mail personalizado.

Documentación necesaria: Materiales a llevar; documentación, agenda de la feria, decoración, productos a exponer, material de oficina, material publicitario, tarjetas, obsequios, si vas a ofrecer algún tipo de bebida o comida en el stand, etc.

Representantes de la empresa: En una feria internacional es obligatorio contar con personas preparadas, que conozcan el mercado y que hablen el idioma nativo. A su vez, si tú asistes y no dominas el idioma es más que recomendable contratar a un traductor. 

Buena imagen representativa: Conociendo el público objetivo y las preferencias culturales debemos tener muy en cuenta el estilo de nuestro stands, si preferimos mostrar un contenido más visual o solamente utilizar folletos o catálogos. Es recomendable pedir consejo o fijarse en asistentes anteriores que hayan tenido éxito.

El éxito en las ferias internacionales no está asegurado. Una buena planificación y trabajo constante durante meses son algunas de las claves para que nuestras ventas, en este caso al exterior, sean numerosas. Pero como vemos son muchas las empresas que fallan a la hora de planificar bien estos eventos. La competencia crece y en el caso de que no podamos preparar a un equipo 100% para ese evento en concreto es mejor declinar dicho proyecto, porque el gasto y la inversión no servirían para nada.

Foto: Feria de Madrid, Ifema HDR por marcp_dmoz

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