Consejos para un Manual de Acogida

El manual de acogida es un documento por y para las personas que conforman la organización, por lo tanto, la personalizaciónla imagen y valores de marca han de estar muy presente, han de identificarse con la política de empresa. Es importante evitar manuales fríos, o corta y pega sacados de Internet. Sería conveniente que el departamento de Recursos Humanos, otro departamento, o la empresa o profesional encargado de realizar el manual de acogida le preguntara a los empleados.

¿Qué te gustaría que te hubiesen explicado tu primer día?, ¿Qué información te gustaría que hubiese incluido el manual de acogida?, ¿Qué información crees que no aporta y no has usado nunca?, ¿Te gustaría incluir otros medios complementarios al manual de acogida? (vídeos, apps, herramientas, etc).

¿Para qué debe servir el manual de acogida?

Una vez que hemos obtenido toda la información, antes de empezar a organizarla debemos tener en cuenta algunas cuestiones, la primera es que la mayor parte de los manuales de acogida suelen ser de difícil lectura, en la que se explican de manera enrevesada y demasiado técnica información relevante sobre: ¿quiénes somos?, ¿qué hacemos? y ¿qué se espera de nosotros?. Es por ello que aquí la máxima de lo bueno si breve, dos veces bueno, aquí es casi obligatoria, se trata de un manual de consulta, de la primera documentación que reciben nuestros empleados.

• Evita la jerga jurídica o demasiado técnica, se trata de que te lean, no de que salgan despavoridos/as al pasar de la segunda página.
• Evita lo innecesario. Si va a incluir normas legales o documentación procedimental bastante extensa, pero de uso infrecuente, es más fácil incluir enlaces a documentación o anexos.
• No utilices frases impersonales. Habla de nosotros, en lugar del equipo, implica en su redacción a la persona que va a leerlo, se trata de que se sienta parte de la organización
• Utiliza Esquemas, dibujos e imágenes. Todo lo que sirva para reforzar ideas o procesos más complejos, emplea otro tipo de sentidos y percepciones para que el manual sea un documento vivo y no un “muerto”. Incluso contempla la idea de otros soportes para el manual: portal del empleado, gamificación, realidad virtual…
• No olvides incluir normas de comportamiento en la red y uso de redes sociales. En esta explosión tan voraz del mundo 2.0, donde la imagen de la marca o empresa viene dada por el comportamiento y marca de sus propios empleados se hace necesario establecer unos acuerdos, límites y procedimientos de comunicación comunes a todos los empleados.
• Revisión continua. Una vez realizado el manual, al menos, habrá de revisarse una vez al año, incluyendo nuevos procesos, líneas de negocios, cambios estructurales, nuevos códigos; en definitiva, el manual es un documento en continua evolución, así como lo son las empresas que se adaptan y crecen con el tiempo.

Comprueba que el manual es recibido y leído por todos. Incluye un apartado de mejorar, sugerencias, apartados no entendidos y fallos detectados que puedan ayudarte a mejorar el manual, así como a cerciorarte de que los empleado se comprometen y leen el mismo.