Claves para una buena gestión del tiempo

La gestión del tiempo, algo que verbalmente suena tan abstracto pero que sin embargo, es uno de los pilares fundamentales para ser eficaces y exitosos. La clave está en saber gestionar bien el tiempo y desde recursos humanos debemos dar a conocer las herramientas para conseguirlo. Todos tenemos la misma cantidad de horas, 24 horas al día que debemos saber optimizar, atraerlo de tal manera que sea nuestro aliado, administrarlo a fondo, sacarle partido depende en su mayoría de nosotros. Sobre todo en la sociedad en la que vivimos sobrecargados de tareas, proyectos, prisas, gente a la que ver y sitios a los que asistir.

Las empresas cada vez más valoran esta habilidad en los trabajadores, saber gestionar el tiempo aumenta la productividad y mejora el rendimiento, algo imprescindible para la competitividad empresarial. El manejo eficiente del tiempo es un factor relevante para el cumplimiento de los objetivos laborales, así como el uso adecuado de los recursos de los que disponemos para el cumplimiento de las tareas laborales y también las personales. Esta buena organización repercutirá en nuestra imagen y la de la empresa. Las personas que saben optimizar su tiempo, normalmente comparten las características de autoconocimiento (saben cuáles son sus cualidades y limitaciones), estabilidad (equilibrio en el ámbito personal, profesional, social y familiar), motivación (actitud positiva que les ayuda a aprovechar los recursos), iniciativa (proactivos, eligen qué hacer y cómo hacerlo), previsión (anticipan el futuro, realizan planificaciones), flexibilidad (capacidad para cambiar y adaptarse), reflexión (piensan con calma antes de pasar a la acción), creatividad (innovan, buscan soluciones, imaginativas), delegación, decisión(responsables y resueltos), metódicos y organizados.

Deberemos de saber identificar los principales obstáculos, tanto internos como externos, los llamados “ladrones del tiempo” que impiden la eficiente administración del tiempo. Las interrupciones son uno de los enemigos del tiempo, ya que perdemos varios minutos en volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo y esto hace que la tarea se alargue. El teléfono es la interrupción más común en la actualidad, perdemos la concentración, por ello, cuando estemos realizando una tarea prioritaria esperemos a que nos dejen un mensaje en el contestador y si es muy urgente, intentaremos ir al grano sin rodeos. Otra de las interrupciones más comunes son las visitas no deseadas, salvo que la visita sea urgente o algún cliente, no deberemos de recibir visitas sin haber sido planificadas. Con respecto a las reuniones, suelen convocar al mayor número de personas y los objetivos poco claros, si queremos gestionar adecuadamente nuestro tiempo debemos asistir únicamente a aquellas que tengan los objetivos claros y bien definidos, preparar bien los temas a tratar, las ideas organizadas y una buena exposición, nos evitarán alargar la reunión más de lo deseado.

 Por último, comentar las multitareas, muchas veces cuando estamos realizando una tarea, nos acordamos de que tenemos que enviar un correo, hacer una llamada, etc, es importante terminar lo que estamos haciendo y apuntar las demás tareas para realizarlas una vez acabes.

A continuación, vamos a detallar algunos trucos para tener un uso eficiente de nuestro tiempo y saber gestionarlo de la mejor manera posible:

• Agenda: herramienta importantísima para planificar, organizar, priorizar y recordar tareas, reuniones, compromisos, etc.
• Definir los objetivos: estos han de ser ambicioso, pero realistas y alcanzables.
• Priorizar según objetivos: debemos de priorizar según importancia y urgencia. Las tareas hay que realizarlas según su importancia.
• También es importante la situación en la que estamos, el tiempo disponible que tenemos y la energía, saber identificar las horas en las que somos más enérgicos en las que rendimos más y dejar las tareas menos prioritarias para las horas donde no estamos tan activos.
• Planificar: es muy importante planificar el tiempo, y descomponerlo en meses, semanas y horas. Lo primero que debemos hacer es fijar el tiempo para cada tarea y si la tarea es muy compleja y larga, descomponerla en tareas más pequeñas. Aprovechar los tiempos muertos para realizar esas tareas poco importantes o desagradables.
• Hay que saber delegar, dejar que otros de confianza se encarguen de tareas donde pueden ser más competentes y nosotros centrarnos en las que realizamos especialmente bien o estamos más capacitados.
• El orden: mantener un orden en la mesa de escritorio, las carpetas, los documentos, el material de la oficina es fundamental para gestionar el tiempo y no perderlo buscando cosas.

“Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo.” (Melchor Gaspar de Jovellanos)